Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính–nhân sự

Mỗi vị trí công việc có những tiêu chí đánh giá riêng. Người lao động nên cập nhật và hiểu rõ nội dung này để biết rằng mình nên tập trung vào những nhiệm vụ nào, mức độ cống hiến ra sao, đảm bảo công sức bỏ ra không bị lãng phí. 

I. Đặc thù tiêu chí đánh giá của nhân viên hành chính – nhân sự   

Khác với những vị trí chuyên trách khác, vị trí hành chính – nhân sự đòi hỏi mỗi nhân viên  phải đảm nhận lồng ghép nhiệm vụ ở 2 mảng hành chính và nhân sự thay vì chỉ chuyên trách 1 mảng như các vị trí khác.

Việc đánh giá hiệu suất nhân viên hành chính – nhân sự thường áp dụng định kỳ mỗi năm. Một số doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng cao và thường xuyên có thể đánh giá theo quý hoặc nửa năm để kịp lên kế hoạch điều chỉnh cho các kỳ tiếp theo. 

II. Những tiêu chí đánh giá quan trọng đối với nhân viên hành chính – nhân sự

Với vai trò là người tư vấn nhân sự cho khách hàng, HRchannels có cơ hội trải nghiệm xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính – văn phòng. Dù mỗi doanh nghiệp đều có sự linh hoạt nội dung theo yêu cầu thực tế nhưng những tiêu chí dưới đây sẽ luôn có mặt:

1. Tiêu chí hiệu suất tuyển dụng

Nhiệm vụ quan trọng nhất đối với nhân viên hành chính – nhân sự vẫn là công tác tuyển dụng, bổ sung nhân lực cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ này được đánh giá thông qua các tiêu chí sau:

a. Chi phí tuyển dụng trung bình

Công thức = Tổng số chi phí tuyển dụng trong kỳ / Tổng số nhân sự tuyển dụng trong kỳ

Nhằm giúp nhân viên điều chỉnh việc chi tiêu khi tiến hành quy trình tuyển dụng, hoặc có thể thông qua tiêu chí này đề nghị công ty nâng ngân sách tuyển dụng phù hợp tình hình thực tế.

b. Thời gian tuyển dụng trung bình

Công thức = Tổng số thời gian tuyển dụng trong kỳ / Tổng số nhân sự tuyển dụng trong kỳ

Thời gian tuyển dụng càng nhanh, hoạt động của doanh nghiệp càng sớm ổn định.

c. Tỷ lệ CV phù hợp

Công thức = Tổng số CV được mời phỏng vấn trong kỳ / Tổng số CV nhận được trong kỳ

Mỗi vị trí tuyển dụng tương thích những nguồn cung cấp ứng viên khác nhau. Tỷ lệ này càng cao, cho thấy nhân viên hành chính – nhân sự có năng lực lựa chọn nguồn ứng viên tốt.

d. Tỷ lệ ứng viên phù hợp theo từng nguồn tìm kiếm

Công thức = Tổng số CV từ nguồn A được mời phỏng vấn/ Tổng số CV ứng tuyển trong kỳ

“A” ở đây là những nguồn cung cấp ứng viên, điển hình là trang web tuyển dụng trực tuyến, mạng xã hội, người quen giới thiệu… Tỷ lệ này sẽ giúp nhân viên và doanh nghiệp khoanh vùng những nguồn ứng viên phù hợp cho từng vị trí.

e. Tỷ lệ ứng viên trúng tuyển đến nhận việc   

Công thức = Tổng số ứng viên trúng tuyển trong kỳ / Tổng số ứng viên trúng tuyển đến nhận việc trong kỳ

Tỷ lệ này càng cao càng cho thấy công tác tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, trao đổi phỏng vấn của nhân viên hành chính – nhân sự càng hiệu quả.  

2. Tiêu chí hiệu suất đào tạo

Mỗi ứng viên trúng tuyển đến nhận việc đều sẽ tiếp nhận quá trình đào tạo, huấn luyện từ doanh nghiệp. Và đây là các tiêu chí đánh giá:

a. Chi phí đào tạo trung bình

Công thức = Tổng chi phí đào tạo trong kỳ / Tổng số nhân viên tuyển mới trong kỳ

Tiêu chí này càng thấp càng tốt cho kết quả đánh giá của nhân viên hành chính – nhân sự.

Một số doanh nghiệp còn chia ra chi phí đào tạo trung bình theo từng phòng ban, từng vị trí… để có cái nhìn sâu sát hơn, tạo thuận lợi cho việc điều chỉnh kế hoạch đào tạo trong tương lai.

b. Thời gian đào tạo trung bình

Công thức = Tổng thời gian đào tạo ứng viên trong kỳ / Tổng số ứng viên được đào tạo trong kỳ

Tiêu chí này thường kết hợp cùng chất lượng nhân viên sau đào tạo, vì vậy, mỗi doanh nghiệp sẽ có khoảng thời gian đào tạo phù hợp riêng. Kết quả của nhân viên hành chính – nhân sự chỉ cần nằm trong khoảng thời gian quy định là tốt nhất.

c. Tỷ lệ ứng viên tiếp quản công việc sau đào tạo

Công thức = Tổng số nhân sự mới ký hợp đồng lao động trong kỳ / Tổng số ứng viên trúng tuyển được đào tạo trong kỳ

Ứng viên trúng tuyển sau khi đào tạo mà không tiếp quản công việc sẽ gây tổn thất về chi phí đào tạo cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhân viên hành chính – nhân sự phải tham gia tham mưu nội dung đào tạo, khai thác và tuyển dụng đúng người, bố trí đúng việc, nâng cao tối đa tỷ lệ này. 

3. Tiêu chí hiệu suất công việc hành chính văn phòng

Công tác tuyển dụng, đào tạo là nội dung chính nhưng nhiệm vụ hành chính văn phòng vẫn luôn được chú trọng. Tiêu chí đánh giá thường là sự ghi nhận tổng số lượng công việc mà nhân viên hành chính – nhân sự đã thực hiện, không tính theo tỷ lệ %

a. Văn bản, hồ sơ

• Tổng số văn bản đã soạn thảo trong kỳ

• Số lượng hồ sơ lưu trữ trong kỳ theo nhóm cụ thể, ví dụ:

  • Hồ sơ nhân sự

  • Hồ sơ đấu thầu

  • Hồ sơ cung ứng vật tư…

• Tổng số bản báo cáo đã thiết lập trong kỳ

b. Quản lý tài sản, thiết bị của công ty

• Tổng số lần / số lượng đặt hàng văn phòng phẩm

• Tổng số lần cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng ban

• Tổng số lần trang thiết bị công ty sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng trong kỳ

• Thời gian tối đa tính từ lúc tiếp nhận yêu cầu từ nội bộ đến khi đơn vị sửa chữa đến khắc phục

c. Tổ chức các sự kiện công ty

• Tổng số sự kiện mà nhân viên triển khai trong kỳ, bao gồm:

  • Cuộc họp với đối tác và họp nội bộ

  • Số buổi ghé thăm đối tác

  • Sinh nhật, tất niên, liên hoan… trong công ty

• Thời gian chuẩn bị tối đa mỗi lần tổ chức sự kiện

d. Thái độ chấp hành quy định của công ty

• Tổng số lần đi làm muộn

• Tổng số lần xin về sớm

• Tổng số ngày phép đã sử dụng

• Tổng số lần vi phạm nội quy công ty…

e. Hưởng ứng kế hoạch của công ty

• Tổng số buổi tham gia các khóa đào tạo do công ty tổ chức

• Tổng số lần tham gia hoạt động ngoại khóa cùng công ty

• Tổng số lần tham gia đội ngũ triển khai kế hoạch của công ty…    

Tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên hành chính – nhân sự sẽ được tùy chỉnh mức độ thang điểm theo tính chất nhiệm vụ và sự kỳ vọng của mỗi ban lãnh đạo doanh nghiệp dành cho vị trí này. Nội dung đề cập trên đây là những tiêu chí nền tảng không thể thiếu, thuận lợi cho nhân viên đang làm việc tại vị trí này tham khảo và định hướng phấn đấu, rèn luyện cho chính mình.   

-------------------------------------------------- 

Theo TalentBold.com