Hợp đồng lao động có thời hạn: Quy định HR cần biết năm 2026

Hợp đồng lao động có thời hạn: Những điều HR cần biết năm 2026

Hợp đồng lao động có thời hạn là loại hợp đồng được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít HR và người sử dụng lao động vẫn còn nhầm lẫn về thời hạn hợp đồng, số lần được ký, thời điểm phải ký hợp đồng mới và cách xử lý khi hợp đồng hết hạn.

Đặc biệt, nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro trong quá trình quản lý lao động và hồ sơ nhân sự.

Vậy hợp đồng lao động có thời hạn được quy định như thế nào? HR cần lưu ý gì khi ký và gia hạn hợp đồng?

1. Hợp đồng lao động có thời hạn là gì?

Theo khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng, với thời hạn không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Ví dụ:

Doanh nghiệp ký hợp đồng với nhân viên từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/12/2026. Đây là hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng.

HR cần xác định rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng ngay từ khi soạn thảo để thuận tiện theo dõi và xử lý khi hợp đồng đến hạn.

-> Xem thêm: KHÓA HỌC HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG, THANG BẢNG LƯƠNG, QUY CHẾ LƯƠNG...

2. Hợp đồng lao động có thời hạn được ký tối đa bao lâu?

Theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn của hợp đồng lao động xác định thời hạn không quá 36 tháng.

Do đó, doanh nghiệp có thể thỏa thuận hợp đồng 6 tháng, 12 tháng, 24 tháng hoặc 36 tháng tùy nhu cầu và thỏa thuận với người lao động, miễn đáp ứng quy định pháp luật.

3. Hợp đồng xác định thời hạn được ký mấy lần?

Đây là vấn đề HR rất dễ nhầm.

Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, hai bên có 30 ngày để ký hợp đồng lao động mới.

Nếu hợp đồng mới tiếp tục là hợp đồng xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm 01 lần. Sau đó, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì về nguyên tắc phải ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn, trừ các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.

Ví dụ:

Doanh nghiệp ký:

  • HĐLĐ lần 1: 12 tháng
  • HĐLĐ lần 2: 12 tháng

Sau khi hợp đồng lần 2 hết hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì doanh nghiệp không thể tiếp tục ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ 3 một cách thông thường.

HR cần kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp ngoại lệ theo quy định hay không trước khi tiếp tục ký hợp đồng.

4. Hợp đồng hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì sao?

Đây là một điểm HR cần đặc biệt lưu ý.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng xác định thời hạn hết hạn, hai bên phải ký hợp đồng lao động mới nếu người lao động tiếp tục làm việc.

Trong thời gian chưa ký hợp đồng mới, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên vẫn được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết.

Nếu hết 30 ngày mà hai bên không ký hợp đồng mới thì hợp đồng xác định thời hạn đã giao kết sẽ trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

👉 Vì vậy, HR nên chủ động theo dõi thời hạn HĐLĐ thay vì chờ đến khi hợp đồng đã hết mới xử lý.

5. Hợp đồng lao động cần có những nội dung gì?

Một hợp đồng lao động không chỉ cần ghi đúng thời hạn mà còn phải thể hiện các nội dung chủ yếu theo quy định.

Trong đó có những thông tin quan trọng như:

  • Thông tin người lao động và người sử dụng lao động.
  • Công việc và địa điểm làm việc.
  • Thời hạn hợp đồng.
  • Mức lương, hình thức và thời hạn trả lương.
  • Phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
  • Chế độ nâng bậc, nâng lương.
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
  • Trang bị bảo hộ lao động.
  • Các nội dung liên quan đến bảo hiểm và đào tạo trong trường hợp thuộc quy định.

Đặc biệt với HR/C&B, phần tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung trong HĐLĐ cần được xây dựng thống nhất với hệ thống lương và hồ sơ tiền lương của doanh nghiệp. Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định các nội dung chủ yếu của HĐLĐ, trong đó có các nội dung về tiền lương.

6. Có được sửa thời hạn HĐLĐ bằng phụ lục không?

Đây cũng là điểm HR thường gặp trong quá trình xử lý hồ sơ.

Theo Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục HĐLĐ là bộ phận của hợp đồng và có hiệu lực như hợp đồng lao động. Tuy nhiên, phụ lục hợp đồng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

Vì vậy, khi cần thay đổi thời hạn hợp đồng, HR cần lựa chọn cách xử lý phù hợp theo quy định thay vì đơn giản dùng phụ lục để kéo dài thời hạn HĐLĐ.

7. HR cần kiểm tra gì trước khi ký HĐLĐ có thời hạn?

Để hạn chế sai sót, HR có thể sử dụng một checklist đơn giản:

① Kiểm tra loại hợp đồng
Đây là hợp đồng xác định thời hạn hay không xác định thời hạn?

② Kiểm tra thời hạn
Ngày bắt đầu và ngày kết thúc đã chính xác chưa?

③ Kiểm tra số lần ký trước đó
Người lao động đã ký bao nhiêu hợp đồng xác định thời hạn với doanh nghiệp?

④ Kiểm tra nội dung tiền lương
Mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung đã được thể hiện phù hợp chưa?

⑤ Theo dõi ngày hết hạn
Doanh nghiệp đã có kế hoạch xử lý trước khi HĐLĐ hết hạn chưa?

Việc xây dựng một quy trình quản lý HĐLĐ rõ ràng sẽ giúp HR hạn chế tình trạng hợp đồng đã hết hạn nhưng doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng lao động mà chưa xử lý hồ sơ.

8. HĐLĐ và hệ thống tiền lương cần được xây dựng đồng bộ

Trong thực tế, HĐLĐ không nên được xem là một hồ sơ tách biệt.

Các nội dung về lương, phụ cấp, khoản bổ sung, thời hạn hợp đồng và hồ sơ tiền lương cần được xây dựng thống nhất với hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

Đây cũng là lý do HR/C&B cần có kiến thức thực hành về HĐLĐ, thang bảng lương, quy chế lương và hồ sơ tiền lương, thay vì chỉ sử dụng các mẫu hợp đồng có sẵn.

Nguồn Lực Quốc Tế – Đào tạo HR/C&B theo hướng thực hành

Tại Trung tâm Nguồn Lực Quốc Tế, các chương trình đào tạo HR/C&B được xây dựng theo hướng thực hành trên tình huống và biểu mẫu thực tế, giúp học viên hiểu cách xây dựng và áp dụng hồ sơ vào công việc.

Nếu anh/chị đang muốn nâng cao kỹ năng về xây dựng HĐLĐ, thang bảng lương, quy chế lương và hồ sơ tiền lương, có thể tham khảo các khóa học thực hành của Trung tâm.

👉 Trung Tâm Nguồn Lực Quốc Tế
🌐 www.nguonlucquocte.com
📞 Zalo: 0813 179 788

Chia sẻ:

Bài viết liên quan