Hướng dẫn chuyển đổi từ KPI sang OKR

Áp dụng mô hình OKR mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để chuyển đổi từ KPI sẵn có sang OKR?

- Từ nhiều năm nay, hầu hết các công ty đều sử dụng mô hình KPI. Tuy nhiên, khi công ty ngày càng phát triển, các chỉ số theo dõi KPI chỉ dừng lại ở mức độ thỏa mãn. Bởi lẽ KPI là chỉ số để kiểm soát công việc nhưng không có tính chất truyền cảm hứng hoặc tăng sự tập trung.

Do đó, nhiều nhà lãnh đạo đã bắt đầu chuyển sang sử dụng mô hình quản trị được áp dụng thành công ở những công ty lớn nhất thế giới (Google, Intel, Amazon,...) - phương pháp Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR).

Sự khác nhau giữa KPI và OKR

OKR có nhưng nét tương đồng với KPI nhưng OKR mang lại nhiều lợi ích mà các quy trình kiểm soát truyền thống không có được. OKR giúp cả tổ chức trở nên tập trung và có tổ chức hơn.

 Cấu trúc của mô hình OKR bao gồm O - Objective (Mục tiêu) và KRs - Key results (Các kết quả then chốt để đạt được mục tiêu đó).

Các nhà lãnh đạo sử dụng OKR để lên các mục tiêu hàng quý và hàng năm, các mục tiêu này luôn đảm bảo tính chất truyền cảm hứng cho những người thực hiện. Sau đó, họ sẽ kiểm soát và đo lường từng bước nhằm đạt được kết quả then chốt. Khi hoàn thành các kết quả then chốt, thì tổ chức cũng đang tiến dần đền mục tiêu ban đầu được đề ra.

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân.

Theo các mô tả ở trên thì KPI và OKR có khá nhiều điểm khác biệt.

KPI là một phương pháp đo lường, còn OKR thì không phải vậy.

Trong hệ thống OKR, việc đánh giá các kết quả then chốt sẽ giúp đánh giá việc đạt được các mục tiêu có tính truyền cảm hứng. Do những đặc thù như vậy nên việc chuyển đổi giữa các hệ thống sẽ phức tạp hơn, không chỉ đơn giản là copy từ KPI.

Nếu công ty đang sử dụng mô hình KPI và muốn chuyển sang áp dụng OKR, thì thường ban đầu họ sẽ chỉ xem xét KPI như là một mục tiêu. Việc hoàn toàn chuyển đổi giữa 2 mô hình cần có đủ thời gian.

Hướng dẫn chuyển đổi từ KPI sang OKR

Dưới đây là ba bước đơn giản của quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR:

Bước 1: Đặt mục tiêu

Mục tiêu trong OKR không phải là một phương pháp đo lường, do đó không thể copy giống hệt từ KPI. Bạn cần phải xem xét kỹ càng phương pháp KPI và đưa chúng vào nhóm các mục tiêu có tính truyền cảm hứng.

Bước 2: Tạo ra các kết quả then chốt từ KPI

Khi mục tiêu đã được thiết lập, bạn có thể để KPI vào mô hình như là những kết quả then chốt.

Hãy đảm bảo không có quá 3 KPI cho 1 mục tiêu để tránh bị quá tải. Felip Castro - một chuyên gia về OKR đã đưa ra lời khuyên rằng mỗi mô hình OKR không nên có quá 10 kết quả then chốt, và con số này càng ít thì càng dễ hiểu và triển khai thực hiện.

Bước 3: Xác định chính xác các kết quả then chốt

Cách tốt nhất để đặt ra các kết quả then chốt là sử dụng mô hình SMART - phương pháp đánh giá các mục tiêu được thiết lập. Các kết quả then chốt cần được xác định chi tiết, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên hệ, và có thời hạn.

Bạn cần đặt ra các câu hỏi sau:

• S (Specific) - Tính cụ thể: Các kết quả then chốt có được xác định cụ thể và dễ hiểu với các thành viên không?

• M (Measurable) Có thể đo lường: Có thể đo lường được mức độ thành công hay thất bại của các kết quả then chốt không?

• A (Achievable) - Tính khả thi: Kết quả then chốt này có thể đạt được trên thực tế không?

• R (Relevant) - Tính liên quan: Các kết quả then chốt này có quan trọng với mục tiêu đề ra không?

• T (Time-bound) - Có thời hạn: Bạn đã đặt ra thời hạn để các mục tiêu phải hoàn thành chưa? Thời hạn thông thường cho mô hình OKR là 1 quý.

Lợi ích của việc phát triển các hệ thống giám sát triển khai mô hình OKR

Với cách thức chuyển đổi từ KPI sang OKR trên, bạn có thể thay đổi quy trình đánh giá hiệu suất (performance review) và thiết lập mục tiêu trong một nhóm đang phát triển mà không làm gián đoạn công việc hàng ngày. Sau đó, hệ thống vừa hình thành sẽ giúp bạn chuyển đổi mọi thứ sang các mục tiêu và kết quả then chốt phù hợp.

Ngay khi vừa bắt đầu với OKR, bạn sẽ dần nhận ra công ty không phải đối mặt với nhiều vấn đề đang tồn tại như trước đây. Các mục tiêu dài hạn luôn cung cấp cho bạn và nhân viên biết những gì cần làm (kết quả then chốt) và tại sao phải làm (mục tiêu) và không bao giờ bị chệch hướng.

Với mô hình OKR, bạn thậm chí có thể mở rộng quy mô đội nhóm của mình thêm 50 người mà không lo đánh tụt hay gián đoạn năng suất lao động. Việc đánh giá những gì mỗi thành viên trong công ty mong muốn và đạt được sau mỗi quý cũng dễ dàng hơn bao giờ hết. Mô hình OKR còn giúp cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên.

---------------------------

Theo resources.base.vn