Ưu nhược điểm của hệ thống KPI

Ngày nay, hệ thống KPI là một công cụ hỗ trợ đánh giá và đo lường hiệu suất công việc được doanh nghiệp sử dụng phổ biến. KPI được cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam và toàn thế giới tin cậy sử dụng.

Dù vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng và sử dụng hiệu quả hệ thống KPI. Theo các chuyên gia tư vấn KPI, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến thất bại này. Hãy tìm hiểu những mục đích, quy trình, và các ưu nhược điểm của quá trình xây dựng KPI. Đó là nền tảng giúp doanh nghiệp bạn xây dựng thành công một hệ thống KPI với mức độ tin cậy cao.

Thường có ba mục đích xây dựng KPI chính yếu:

  • Đảm bảo vị trí công việc: giúp bảo đảm nhân sự làm đúng việc, chức danh và khối lượng như yêu cầu;
  • Đo lường: đo lường kết quả cụ thể thông qua các chỉ số KPI định lượng để thẩm định và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự;
  • Minh bạch đánh giá: KPI còn được sử dụng để gia tăng tính minh bạch hóa của quá trình đánh giá, xét duyệt khen thưởng theo thành tích nhân viên, từ đó tránh những xung đột không cần thiết, vấn đề liên quan đến thiên vị hay bất công trong doanh nghiệp.

Khi tư vấn KPI, các chuyên gia thường khuyên doanh nghiệp sử dụng tiêu chí SMART để có thể xây dựng những KPI thực sự hiệu quả. SMART là viết tắt của năm tiêu chí con sử dụng trong đánh giá KPI bao gồm:

S – Specific: Cụ thể;

M – Measurable: Có thể đo lường;

A – Achievable: Có thể đạt được;

R – Realistic: Thực tế;

T – Time: Có thời hạn cụ thể.

Năm tiêu chí này chỉ mang tính tham khảo chứ không bắt buộc. Tuy nhiên, theo các chuyên gia tư vấn KPI, trong thực tế đa phần doanh nghiệp sử dụng tiêu chí SMART để có được hiệu quả cao trong xây dựng KPI.

Những ưu điểm của KPI:

  • KPI mang lại cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án hay hoạt động của doanh nghiệp;
  • KPI thường dưới định dạng con số cụ thể, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu và quyết định định hướng hành động;
  • KPI giúp thành tích của cá nhân hoặc tập thể trở nên trực quan. Theo đó, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng triển khai những chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, để động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
  • KPI trở thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để có thể phấn đấu, tránh các mâu thuẫn và sự thiếu nhất quán trong quá trình triển khai công việc.

Những nhược điểm của KPI:

    • Khi triển khai xây dựng, do nhiều lý do, các chỉ số KPI không đáp ứng tiêu chí SMART có thể sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp;
    • KPI nếu được xác định rõ ràng, cụ thể và hợp lý sẽ gây ra ảnh hưởng tiêu cực, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản ở nhân viên. Tình trạng này dễ dàng dẫn đến hệ quả thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp;
    • KPI mơ hồ, không có tính đo lường sẽ khiến nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình thực hiện;
    • KPI xây dựng thiếu chính xác, quá “lạc quan” sẽ trở thành những chỉ số vượt vượt quá tầm với, thiếu thực tế. Theo đó, nhân viên sẽ rơi vào tình trạng chán nản và mất động lực vì sau thời gian nỗ lực thực hiện hết mình vẫn không thể đạt được KPI. Đây là một tình trạng nguy hiểm, dễ dàng dẫn tới nguy cơ đánh mất nguồn lực con người quý giá trong doanh nghiệp;
    • KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới các rủi ro. Khi không quy định thời hạn hoàn thành, đích đến thời gian sẽ bị để mở. Mơ hồ trong thời đoạn và đích đến thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản và giảm tinh thần làm việc của nhân viên;
    • KPI phải thay đổi linh hoạt theo những mục tiêu của doanh nghiệp. KPI không thể đứng im qua những thời đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, có xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi tầm tay của nguồn lực nhân sự.

Như đã thấy, hệ thống KPI có những đặc điểm về mục đích, quy trình và ưu nhược điểm rất độc đáo. Vì thế, doanh nghiệp khi sử dụng phải thực sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi triển khai xây dựng hệ thống KPI tích hợp.
Dù xây dựng và triển khai KPI không dễ dàng, sử dụng hệ thống KPI trong đánh giá năng lực và đặt mục tiêu công việc phần nào giúp giải quyết bài toán nhân sự đầy căng thẳng ở bất kỳ tổ chức nào, dù lớn hay nhỏ.

---------------------------------------

Theo l-a.com.vn

Chia sẻ: